Plateforme d'e-procurement : Les meilleures pratiques pour la rendre performante

Plateforme d'e-procurement : Les meilleures pratiques pour la rendre performante

Un nombre croissant d'entreprises se tournent vers les pratiques de e-procurement pour réduire leurs dépenses d'achat globales et optimiser l'ensemble de leur processus logistique. Les pratiques modernes de Procure-to-Pay impliquent également de plus en plus la mise en œuvre et l'utilisation de plateformes de e-procurement. Néanmoins, la mise en œuvre même d'une telle plateforme ne produit pas de résultats maximum avant de mettre en pratique un certain nombre de bonnes pratiques et ainsi d'optimiser la gestion des achats.

De toute évidence, les approches liées au e-procurement varieront d'une entreprise à l'autre. Cependant, il existe un certain nombre de meilleures pratiques permettant aux entreprises de différentes tailles et dans différentes industries de maximiser le rapport coûts-revenus en réduisant les coûts et en optimisant l'efficacité des processus.


Optez pour une plateforme e-procurement dans le cloud

Vous pouvez adopter une plateforme d'e-procurement B2B sur site, mais dans ce cas, toutes les tâches et les coûts de support, de mise à jour, de mise à niveau et de maintenance seront à votre charge. D'autre part, une plate-forme d'e-procurement dans le cloud offre toutes les fonctionnalités d'une solution autonome. C'est le fournisseur de services, qui prend en charge toutes les mises à jour logicielles et les tâches de maintenance tout en sécurisant les données et transactions.

En adoptant un logiciel de marché fiable, vous bénéficiez des avantages suivants:

  • • Gestion des fournisseurs - Intégration et gestion efficaces des fournisseurs.
  • • Facturation sécurisée - Effectuez une correspondance à trois pour n'importe quelle facture et à tout moment.
  • • Gestion des achats - Des formulaires personnalisables vous permettent de capturer, d'approuver et de stocker les demandes d'achat.
  • • Gestion des commandes - Générez automatiquement des commandes à partir des demandes d'achat approuvées.
  • • Analytique - Obtenez des rapports exploitables dérivés des données passées.
  • • Intégrations - Connectez votre plateforme B2B à tout autre logiciel d'entreprise (ERP, CRM,...).

L'adoption de la bonne solution e-procurement pour vous nécessite un peu de recherche car il existe un certain nombre de fournisseurs sur le marché. Cet effort sera payant une fois que votre plateforme d'e-procurement sera implémentée et configurée sur le cloud.


Définir des règles de dépenses strictes

Vous pouvez réduire les coûts de dépenses et rendre votre processus d'approvisionnement aussi efficace que possible uniquement en adoptant des règles strictes et bien définies concernant vos achats. Votre entreprise peut maximiser le rapport coûts-revenus et minimiser les risques de fraude en mettant en place des politiques qui:

  • • Définissent clairement toutes les procédures à toutes les étapes de l'approvisionnement
  • • Suivent chaque étape du processus d' e-procurement
  • • Maintiennent une liste complète des vendeurs et fournisseurs
  • • Tirent avantages des contrats d'e-procurement
  • • Prévoient des procédures d'audit à effectuer régulièrement

Le fait d'avoir de telles politiques d'e-procurement permet à votre organisation de faire des choix éclairés et d'éviter les achats aléatoires.


Engager de manière proactive les fournisseurs

Une plateforme d'e-procurement offre de nombreuses options pour une entreprise de rechercher activement et de s'engager avec un grand nombre de partenaires et de fournisseurs. La recherche, l'approbation et l'intégration manuelles des fournisseurs est un processus fastidieux, qui implique également la facturation et la gestion des contrats.

Cependant, une plateforme e-procurement avancée propose des outils tels que des tableaux de bord de fournisseurs et des modèles de contrat, que vous pouvez à votre tour intégrer au logiciel de comptabilité et de facturation que vous utilisez. Ces fonctionnalités vous permettent d'engager les fournisseurs de manière proactive en adoptant un certain nombre de meilleures pratiques répertoriées ci-dessous.

  • • Profitez des outils de communication et de collaboration intégrés pour une communication proactive avec les fournisseurs
  • • Appliquer des KPI spécifiques pour évaluer les performances des fournisseurs
  • • Générez la confiance en adoptant une gestion des contrats transparente grâce à des modèles de contrats personnalisés
  • • Cherchez activement à créer des situations "gagnant-gagnant" qui à leur tour génèrent la confiance entre vos partenaires et fournisseurs

L'intégration de votre solution d'e-procurement B2B avec d'autres logiciels d'entreprise offre des opportunités supplémentaires pour rester en contact avec les fournisseurs et établir des relations solides avec vos partenaires commerciaux.


Optimisation des stocks

À la surprise des analystes commerciaux, de nombreuses entreprises réalisent les coûts élevés liés à la conservation d'un inventaire excessif et ne prennent toujours pas de mesures pour optimiser leur processus d'approvisionnement.

Des plateformes d' e-procurement décentes vous permettent d'équilibrer votre inventaire en tirant parti de la planification et des prévisions basées sur les données. Vous pouvez également connecter votre solution d'approvisionnement à un logiciel doté de capacités d'analyse prédictive pour tirer le meilleur parti des données sur vos achats passés et les temps de stockage de l'inventaire.

Les indicateurs de performance de l'inventaire que vous devez analyser et optimiser comprennent :

  • • Comment fonctionne votre inventaire concernant la reconstitution des stocks par rapport au stock excédentaire
  • • Comment sont réalisés les achats : de manière excessive ou insuffisante et quelle est la raison de ce déséquilibre
  • • Comment équilibrer le processus d'approvisionnement en ayant toujours la bonne quantité de stock en place
  • • Comment équilibrer les demandes d'achat et les synchroniser avec vos niveaux d'inventaire

L'optimisation des coûts et des stocks est essentielle pour améliorer l'efficacité globale de vos activités d'approvisionnement.


Améliorez la gestion des contrats

La gestion fragmentée des contrats ne permet pas de réaliser tout le potentiel des achats électroniques. Votre entreprise peut considérablement améliorer la cohérence des contrats et éliminer les problèmes de continuité de la chaîne d'approvisionnement en tirant parti d'un référentiel de données et de contrats, qui est l'une des fonctionnalités d'un logiciel B2B de niveau entreprise.

La gestion centralisée des contrats permet de stocker et d'accéder aux contrats et aux documents connexes en un seul endroit et de n'importe où. Vous pouvez également configurer des notifications automatiques qui alertent votre équipe d'approvisionnement au cas où un contrat spécifique pourrait être renégocié, amélioré ou optimisé pour de meilleures performances.

En outre, vous pouvez considérablement améliorer les performances des contrats en utilisant les fonctionnalités des plateformes d'e-procurement telles que les informations sur les délais de livraison, les fluctuations de prix et la conformité avec vos stratégies d'achat.


Mots de conclusion

La mise en œuvre d'une plateforme d' e-procurement ne se limite pas à l'automatisation et à un accès plus facile aux partenaires et fournisseurs. Vous devez comprendre que certains efforts doivent être faits de votre côté pour optimiser correctement l'ensemble de votre processus d'approvisionnement car le logiciel B2B peut vous fournir des informations basées sur les données et faciliter la communication et la gestion des contrats, mais il ne peut pas prendre en charge les mesures d'optimisation par lui-même.

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